Convocatoria Asamblea General de Afiliados 2020

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Convocatoria Asamblea General de Afiliados 2020

Respetado afiliado:

comfenalco quindioEl Director Administrativo de la Caja de Compensación Familiar de Fenalco, COMFENALCO QUINDÍO, en cumplimiento de los estatutos de la Corporación, del Decreto 1072 de 2015, y del Decreto 398 de 2020, mediante el cual se faculta a las personas jurídicas para la realización de reuniones no presenciales con ocasión de la emergencia sanitaria declarada por causa del COVID-19, convoca a la Asamblea General Ordinaria de Afiliados 2020, que se llevará a cabo el día jueves 18 de junio del 2020 a las 10:00 a. m. El medio tecnológico para la asistencia virtual será la plataforma Zoom, usando el enlace https://us02web.zoom.us/j/84168488032, ID de reunión: 841 6848 8032, Contraseña: ASAMBLEA20; las votaciones se realizarán usando la plataforma QuorumApp. Se anexa el instructivo de uso de estos medios.

Para efectos de participación, nos permitimos darle a conocer la siguiente información:

Orden del día

  1. Verificación del quorum.
  2. Lectura y aprobación del orden del día.
  3. Nombramiento de la comisión para aprobación del acta de la Asamblea.
  4. Lectura del informe de la comisión de aprobación del acta de la Asamblea anterior.
  5. Lectura del informe de la comisión de Auditoría Interna del Consejo Directivo.
  6. Informe del Consejo Directivo y del Director Administrativo.
  7. Informe de revisoría fiscal
  8. Consideración de los estados financieros a 31 de diciembre de 2019.
  9. Determinación cuantía hasta la cual puede contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo.
  10. Proposiciones y varios.

En caso de que el empleador afiliado no pueda participar en la asamblea virtual, su representación podrá hacerse mediante poder, que deberá inscribir personalmente en la Secretaría de la Caja, o presentarlo debidamente autenticado, hasta el miércoles 17 de junio de 2020 a las 4:00 p. m., para que sea tenido en cuenta.

El horario habilitado para la presentación de poderes desde el 28 de mayo hasta el 16 de junio es de 8:00 a. m. a 12:00 m., el día 17 de junio de 8:00 a. m. a 12:00 m. y de 1:30 p.m. a 4:00 p.m., en la calle 16 # 15-22, sede administrativa, edificio Comfenalco, bloque B, subsótano, área de Subsidio Familiar.

Quien lleve la representación de afiliados deberá estar afiliado a la Caja de Compensación.

El poder para representar en las reuniones de la Asamblea General deberá indicar el nombre y documento de identificación del apoderado, la fecha de la reunión para la cual se confiere el poder, su fecha de expedición, el nombre y la cédula del poderdante, el carácter por el cual lo confiere, su firma y la firma del apoderado en prueba de aceptación.

Un afiliado hábil podrá representar mediante poder a un máximo de diez (10) personas naturales y/o jurídicas.

El poder expedido o presentado sin llenar los requisitos anteriores carece de toda validez.

Los apoderados solo pueden sustituir sus poderes si tienen facultad para ello, y en la persona que expresamente se indique en el poder.

El poderdante podrá revocar el poder otorgado, mediante comunicación escrita presentada personalmente en la Secretaría General, hasta las 4:00 p. m. del 17 de junio de 2020.

El afiliado podrá actualizar la información del representante legal, y presentar soportes de pago de aportes o subsanar cualquier tipo de reclamación, a más tardar el 12 de junio de 2020 hasta las 12 del medio día.

Es condición indispensable, para que pueda tener voz y voto en la reunión de la Asamblea General, que el afiliado esté a paz y salvo con la Corporación por todo concepto en relación con todas las obligaciones exigibles.

Esto es, en relación con aportes del 4 % hasta abril de 2020, que hayan sido cancelados máximo hasta el 20 de mayo de 2020; y por créditos y servicios, hasta mayo 29 de 2020.

También se consideran hábiles los empleadores a los que hasta el 12 de junio de 2020 a las 6 p. m. se les comunicó la aceptación de su afiliación.

La Asamblea General de Afiliados tendrá quorum deliberatorio, tanto en sus reuniones ordinarias como en las extraordinarias, con la asistencia del veinticinco por ciento (25 %) del total de afiliados hábiles de la Caja. En caso de que no se hubiere completado el quorum sesenta (60) minutos después de la hora exacta para la cual se citó, habrá quorum con cualquier número plural de afiliados hábiles, presentes y representados.

Los afiliados habilitados, dentro de los diez (10) días hábiles anteriores a la fecha de celebración de la Asamblea, podrán examinar, en las oficinas de la Secretaría General, los libros, documentos y estados financieros, así como los informes que se presentarán a consideración de ellos en la Asamblea.

Son objeto de inspección los siguientes: libro de actas de asambleas, libro de actas del Consejo de Dirección, registro de afiliados, libros de contabilidad mayor, diario y de inventario y balances, correspondencia relacionada con los negocios, estados financieros, comprobantes y soportes de contabilidad.

La libertad del afiliado es la de examinar e inspeccionar, el afiliado no puede reclamar a los administradores, sacar fotocopias ni solicitarlas.

Recomendaciones importantes

  • Solo podrán participar en la Asamblea General Ordinaria virtual los afiliados hábiles o sus representantes debidamente acreditados.
  • La participación y sistema de votaciones de la Asamblea General Ordinaria virtual se realizará a través del aplicativo QuorumApp (se anexa guía de usuario).
  • Efectuar la actualización del nombre del representante legal de la empresa en caso de que se haya presentado algún cambio. La notificación deberá hacerla la empresa, de manera directa, ante el área de Subsidio Familiar o mediante el correo electrónico asamblea@comfenalcoquindio.co, antes del 12 de junio 2020 hasta las doce del mediodía.
  • Los estados financieros de Comfenalco Quindío con corte a 31 de diciembre de 2019 estarán publicados en la página web www.comfenalcoquindio.com.

Agradecemos su participación,

jose fernando
JOSÉ FERNANDO MONTES SALAZAR
Director Administrativo

ANEXOS DE LA CONVOCATORIA



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